Warum ein Managementsystem im Zusammenhang mit Normen notwendig ist, wird meist mit den Forderungen der Norm begründet. Das ist nicht falsch, es gibt aber eine Sichtweise aus der Betriebswirtschaft, die für ein besseres Verständnis sorgt.
Die Wirtschaftsprozesse von Unternehmen und Betrieben sind bewusst in Richtung der Unternehmensziele zu lenken. Wie gut es gelingt die zusammenspielenden Faktoren und Prozesse koordiniert und zielgerichtet ablaufen zu lassen damit sie zum Erfolg beitragen, hängt vom Managementsystem ab schrieb Schierenbeck & Wöhle 2012 in "Grundzüge der Betriebswirtschaftslehre".
In der Praxis müssen viele Abstimmungen inhaltlicher, prozessualer und struktureller Natur müssen vorgenommen werden damit das wirtschaften funktioniert und alle Beteiligten Ihre Aufgabe dem Ziel entsprechend ausführen.
Ein Managementsystem existiert somit auch ohne Zertifikat bereits in jedem Unternehmen ob dokumentiert oder undokumentiert.
Die Anforderung der Normen ist nun, das diese wesentlichen bestehenden Prozesse und Strukturen die das Unternehmen ausmachen, dokumentiert werden und sich die jeweiligen speziellen Punkte einer Norm zum Beispiel aus der Umwelt dort wiederfinden. Das aus den Bereichen Organisation, Planung- und Kontrolle, Information, Personal und Führung sowie Controlling.
Das Managementsystem unterstütz somit die Führung (das Management) die Ziele des Unternehmens durch die Organisationsstruktur an jeden Mitarbeiter weiterzugeben und Ihnen dabei Ihm die zum Arbeiten notwendigen informationen, Rechte, Pflichten zukommen zu lassen. Damit ist er in der Lage seine Rolle am erreichen des Ziels zu erkennen, bestimmen und zu verbessern.
In der Norm DIN EN ISO 9001:2015-11 unter Kapitel 3.5.3 findet sich die gleiche Erklärung, wie aus der Betriebswirtschaft:
Ein Managementsystem ist ein: "Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Elemente einer Organisation, um Politiken, Ziele und Prozesse zum Erreichen dieser Ziele festzulegen." ..... "Die Elemente des Managementsystems beinhalten die Struktur der Organisation, Rollen und Verantwortlichkeiten, Planung, Betrieb, Politiken, Praktiken, Regeln, Überzeugungen, Ziele und Prozesse zum Erreichen dieser Ziele."
Ein Managementsystem ist also notwendig, um die Ziele zu erreichen. Und ein Zertifikat spiegelt wieder, das ein System dokumentiert ist, im Unternehmen gelebt wird und die Ziele der Norm auch erreicht werden. Dies in der Form, das ein externer (..Auditor ) dies auch erkennen und bewerten kann.